Что такое система голосовой почты?

Система голосовой почты (Voicemail system) – подсистема в АТС, позволяющая централизованно отправлять, хранить и прослушивать голосовые сообщения в офисе так же, как на автоответчике дома. Она делает коммуникации между сотрудниками гибче, так как позволяет передавать голосовые сообщения, даже если пользователя нет на месте. Кроме того, можно настроить, чтобы сообщения прослушивали другие сотрудники в офисе.

Каждый добавочный номер (Extension) в АТС по умолчанию подключен к персональному голосовому ящику. Если пользователь не отвечает за вызов в течении определенного времени, отсутствует или в данный момент с кем-то говорит, система проигрывает звонящему сообщение, предварительно записанное пользователем. В этом сообщении можно предложить звонящему оставить голосовое сообщение или выбрать другую опцию. Опции включают перевод вызова на другого сотрудника, на секретаря, вызов по громкой связи и некоторые другие. Современные системы позволяют прослушивать сообщения разными способами – с компьютера через интерфейс АТС, с VoIP-приложения на смартфоне или позвонив на специальный служебный номер АТС.

Современные системы голосовой почты предлагают больше, чем просто базовое хранение сообщений. Такие функции, как приветствия по расписанию, пересылка сообщений на email и удаленный доступ, помогают компаниям быстро реагировать на запросы. Настраиваемые приветствия позволяют адаптировать сообщения для рабочего времени, праздничных дней или VIP-клиентов. Функция пересылки голосовой почты на email позволяет пользователям получать аудиофайлы и их расшифровки (транскрипции) прямо в свой почтовый ящик, что ускоряет время реагирования.

Удаленный доступ гарантирует, что сотрудники могут проверять сообщения из любого места — с помощью мобильного приложения, браузера или стационарного телефона. Эти инструменты помогают командам оставаться на связи без необходимости отвечать на каждый звонок в реальном времени. В совокупности, они делают голосовую почту неотъемлемой частью профессиональной системы коммуникаций.

Система голосовой почты в бизнесе необходима для поддержания непрерывного и эффективного потока внешних и внутренних коммуникаций. Компания 3CX интегрировала бесплатную систему голосовой почты в свою IP-АТС. Телефонная система 3CX предоставляет полноценное решение для голосовой почты, которое, как элемент Единых Коммуникаций (Unified Communications), позволяет пересылать голосовые сообщения на электронную почту пользователя.