Стоит ли унифицировать коммуникации в некоммерческом секторе? Как лучше внедрить такую систему в общественной организации и на что можно рассчитывать в конечном итоге?
Для начала попробуем обозначить базовые критерии, которые помогут нам оценить целесообразность этих технологий и принять правильное решение.
Во-первых, определим, насколько сконцентрирована деятельность организации в масштабах одного офиса. Есть ли цепь филиалов? Выездные мероприятия? Как насчет сверхурочной, надомной работы? Устраивает ли текущее качество связи? Не ограничивает ли оно ваших сотрудников?
Второй важный критерий – это “телеприсутствие”, т. е. способность людей связываться друг с другом в течение дня независимо от их местонахождения. Особенно важна круглосуточная доступность для служб социальной помощи и чрезвычайного реагирования.
Потребность в телеприсутствии также может варьироваться в зависимости от конкретного сотрудника и выполняемой им задачи. Если работа в вашей организации не привязана к центральному офису, отличается мобильностью и повышенными требованиями к доступности, тогда унифицированные коммуникации – то, что вам нужно.
Внедрение этих систем обычно сопряжено с установкой нового оборудования, программного обеспечения и аутсорсингом их обслуживания поставщикам виртуальных платформ (SaaS).
Специфика решения зависит от размера и потребностей организации, но, в любом случае, определенный базовый набор инструментов можно использовать и без учета этих факторов.
Кроме того, стоит помнить о том, что унифицированные коммуникации – это не только технологии, но и набор практик, обеспечивающих бесперебойный обмен информацией с помощью различных средств.
Поэтому, прежде всего, не помешает внимательнее присмотреться к тому, как происходит этот обмен внутри организации и за ее пределами.
Сделать это помогут четкие ответы на следующие вопросы:
- Как чаще общаются сотрудники между собой – по телефону или электронной почте?
- Пользуются ли они личными телефонами и электронными адресами во время работы?
- Используются ли рабочие телефоны и электронные адреса для связи с волонтерами и другими людьми, которые не числятся в штате?
- Кто будет отвечать за обслуживание системы унифицированных коммуникаций?
Итак, вам предстоит выделить наиболее ходовые средства связи в вашей организации и отметить те ситуации, в которых более комплексный подход позволил бы повысить эффективность вашей работы.
Решение 1: VoIP-телефония
Эта технология обеспечивает телефонную связь с помощью широкополосного доступа в Интернет. Системы VoIP-телефонии, как правило, легко соединяют обычных телефонных абонентов с пользователями, подключенными к линии по протоколу IP.
Эти решения обычно предлагаются в виде виртуального (подписного) сервиса либо локального аппаратного комплекса. Виртуальные VoIP-сервисы более доступны с точки зрения начальных вложений. Однако они предполагают внесение регулярной абонентской платы и недостаточно гибко адаптируются к потребностям заказчика.
Решение 2: серверы связи
Неплохой вариант для общественных организаций любого размера, особенно в тех случаях, когда офисные коммуникации необходимо объединить с программной средой и системами управления. Серверы связи оптимизируют обмен электронными сообщениями и телефонную инфраструктуру, обеспечивая единое пространство для передачи информации, в т. ч. через другие приложения.
Решение 3: голосовой почтовый ящик
Приемлемое решение для небольших организаций и сотрудников, желающих повысить эффективность персональной связи. В последние годы растет популярность онлайн-сервисов виртуальной голосовой почты, которые позволяют обмениваться сообщениями по телефону, онлайн либо через почтовые вложения.
