Принципы успешных коммуникаций в бизнесеЗнаете ли вы, насколько сильное влияние оказывают хорошие манеры коммуникации, особенно если они дополнены мощными коммуникационными инструментами? Запутанные сообщения голосовой почты, ненужные слова-паразиты, копии e-mail коллегам без пояснения, вставки заглавными буквами – вот только некоторые примеры дурного тона в общении, которые могут ослабить продуктивность и здоровую работу команды. В конечном счёте это влечет потерю времени, различные ошибки и в худшем случае – потерю контрактов, ведь нарушаются принципы успешных коммуникаций.

3CX создает инструменты, которые отлично помогают в коммуникациях. Однако мы хотели бы дать несколько советов, которые помогут использовать эти инструменты в полную силу.

План и цель коммуникаций

Согласно некоторым исследованиям, до двух третей сотрудников утверждают, что они слабо вовлечены коммуникации или плохо понимают поставленные перед ними задачи. В рабочем коллективе, где сотрудники перегружены информацией, очень важно быть сконцентрированным и кратким. Если вы звоните коллеге или потенциальному клиенту, предварительно подготовьтесь к нему. Например, запишите тезисы вопросов, которые вы планируете обсудить. Это поможет поддержать структурированную беседу и не отвлекаться на посторонние темы. Держите под рукой важные для разговора источники или справочники, чтобы избегать перерыва в беседе, необходимого для поиска информации. Если человека нет на месте, оставьте лаконичное голосовое сообщение – это поможет ему подготовиться к предстоящей беседе.

Невербальные коммуникации

Правильная речь, понятное выражение своих мыслей – важнейший навык. Однако это только половина дела. Специалисты по коммуникациям утверждают, что подтекст также очень важен – обычно мы воспринимаем не только то, что человек говорит, но и то, что он хотел бы выразить. Мы стараемся уловить скрытые эмоции и ощущения, невысказанные желания и действительные цели собеседника. Если вы внимательно слушаете собеседника, можно получить важные соображения, о которых вы ранее даже не думали. Можно делать пометки о том, что ваши собеседники пытаются выразить и даже уточнять, так ли это. Таким образом вы дадите понять, что мнение собеседника очень важно и востребовано.

Тон коммуникаций

Хорошее впечатление, которое вы производите, – основа успешных коммуникаций. Оно особенно важно в публичных выступлениях. Однако ваш тон не менее важен при написании электронных писем или других текстов, где разговорные интонации передать невозможно. Так же, как при обычном общении, люди предпочитают говорить с людьми, а не “роботами”. Люди, в основном, также не любят чрезмерно специализированной лексики. В письмах и разговорах по телефону используйте обычную разговорную речь – это поможет собеседником лучше вас понять и, кроме того, создать доверительные отношения. Потенциальным клиентам будет комфортно работать с вами, ведь они “ближе” примут ваше сообщение.

Постарайтесь найти баланс между деловым тоном, профессиональным окружением и клиентами, с которыми вам приходится общаться. Иными словами – соблюдайте золотую середину между индивидуальностью и профессионализмом. Тем не менее, ваша деловая переписка не должна включать излишнюю пунктуацию, жаргонизмы и смайлики эмоций – по общепринятым меркам это выходит за нормы деловой этики.

Мощные средства групповых коммуникаций 3CX, безусловно, повысят эффективность общения. Однако они должны дополняться верными практиками и тоном коммуникаций – только тогда из технологий можно извлечь весь потенциал.

Надеемся, что советы, приведенные выше, помогут направить ваши деловые коммуникации к простоте, доверию и взаимному уважению.